CONSULTA (TEXTUAL)

“Me dirijo a ustedes con el fin de consultar si el outsourcing contable puede retener información de mi empresa por tener saldos pendientes de pago, cabe anotar que estos saldos se generaron a causa de la pandemia ya que nuestra actividad generadora de ingreso es el alquiler de espacios en el XXX para eventos que disminuyó en un 100%.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

De acuerdo a su consulta, el artículo 48 del Código de Comercio establece:
“Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”

Por lo tanto, los libros de contabilidad, los estados financieros, las notas a los estados financieros, los soportes internos y externos, las actas y demás documentos de la entidad, son propiedad de esta, por lo cual el outsourcing contable no puede retenerlos, sustraerlos, ni apoderarse de ellos, sin embargo se debe considerar para el caso expuesto en la consulta que si la propiedad del software contable o de su licencia le pertenece al outsourcing que está prestando sus servicios a la entidad, debe revisar su relación contractual para verificar si está obligado o no a entregar backups o copias del software contable.

Por último mediante concepto 2018-0678 el CTCP manifestó:
“no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato”.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

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